皆さんは、業務で紙やPDFの内容をExcelに手入力していませんか？
請求書や注文書、申込書、日報など、帳票を見ながらExcelに転記する作業は、多くの現場で日常的に発生しています。
しかしこの作業、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなりがちです。
本記事では、紙やPDFなどの帳票をAI OCRでExcelに自動転記する方法と、その際のポイントについて解説します。
Excel転記のパターンは大きく2種類
帳票をExcelに転記する業務は、大きく分けて次の2つに分類できます。
① 既存のExcelに追記するケース
- 台帳や管理表にデータを追記する
- 長年使っているフォーマットがある
- 過去データと同じファイルに蓄積する
より具体的な例としては
- 受注管理一覧Excel
- 品質管理記録簿Excel
- 顧客管理台帳Excel
などがあげられます。
② Excelを新規作成するケース
- OCR結果をExcelとして出力する
- CSVやテンプレートから新規ファイルを生成する
こちらの具体的な例としては
- クレーム報告書様式Excel
- 見積書様式Excel
- 稟議書様式Excel
などがあげられます。
従来のOCRの課題
多くのAI OCRツールは「読み取る」ことには対応していますが、
ブラウザ上での処理が前提のため、実務では以下のような課題があります。
- CSVやExcelファイルをダウンロードする必要がある
- 既存のExcelへ直接書き込めない
そのため、
既存のExcelに直接転記するには、API連携やRPAの開発が必要
というケースが多く、導入のハードルが高くなりがちです。
結果として、
- OCRで読み取る
- Excelに手動で貼り付ける
という「最後の一手」だけ人の作業が残ってしまいます。
AISpectならExcelに直接転記できる
AISpectでは、こうした課題を解決し、既存のExcelに直接データを書き込むことができます。
主な特徴
- 既存のExcelフォーマットにそのまま入力
- ドラッグ＆ドロップで処理が完結
- 業務フローを変更せずに導入可能
- 複数人同時処理が可能（他の人がExcelを閉じるまで待機）
つまり、
「読み取る」だけで終わらず、「そのまま業務に流し込める」
のが大きな違いです。
DocuWorksにも対応
日本の企業で広く利用されているDocuWorks形式にも対応しています。
- 複合機からスキャンされた文書
- システムから出力された帳票
- DocuWorksで管理されているファイル
これらをそのまま読み取り、Excelへ自動転記することが可能です。
まとめ
紙やPDFをExcelに転記する業務は、
- OCRの精度だけでなく
- 「入力の手間」をどこまで減らせるか
が重要です。
AISpectを活用すれば、既存のExcel運用を変えることなく、
入力作業そのものを自動化することができます。
「見て手入力する作業」をなくしたい場合は、
こうしたアプローチを検討してみてください。
具体的な運用に合わせた自動化については、お気軽にご相談ください。
