注文書や納品書、業務報告、各種資料など、FAXで届く書類をもとに業務を進めている企業は少なくありません。
届いたFAXを印刷して担当者に配ったり、内容を見ながらExcelや業務システムへ手入力しているケースもあります。
「FAX業務はなくしたいけれど、取引先の都合でなかなか変えられない」
そう感じている企業でも、AIを活用することで、FAXで届いた書類の読み取りや転記作業を効率化できます。
OCRの活用
FAXで届いた書類は、紙のまま扱うだけでなく、画像データやPDFとして保存して活用することもできます。
OCRを活用すると、FAXから必要な文字情報を読み取り、Excelや業務システムへ入力するためのデータとして利用できます。
さらにAIを組み合わせたAI OCRでは、決まった位置に書かれていない項目や、帳票ごとにレイアウトが異なる書類にも対応可能です。
当社が提供する AI OCR「AISpect（アイスペクト）」 では、
FAXで届いた書類の読み取りだけでなく、読み取った内容をExcelへ転記したり、ファイル名を自動で付けて保存したりする処理にも対応できます。
FAXの読み取り精度は？
FAXのOCRにチャレンジしたことがある方はわかると思いますが、昔からあるようなOCRソフトでは、FAXの読み取り精度はかなり悪い、というのがこれまでの常識でした。
原因としてはノイズが多いことや、用紙が斜めになってしまうことが考えられます。
点々が入ってしまったり、文字がつぶれてしまっている、縦線が入ってしまうようなFAXを見たことがあるのではないでしょうか。
このような書類はOCRにとってかなり苦手と言えます。
では、AIを組み合わせたAI OCRではどうでしょうか？
答えは、AIの場合、若干精度は下がるが高い精度で読み取る、です。
様々なAI OCR製品があるため、全ての製品で読み取れるわけではありませんが、
AISpectを使ってFAX注文書の読み取りを行われているお客様では、誤読は月数件のみという結果が出ています。
補正の大切さ
AISpectが精度が高い理由には一つ大きな理由があります。
それは補正機能です。
例えば、数字しか入らない箇所に数字以外の値が入った際に削除したり、枠線を数字として読んでしまい1桁多くなってしまった際に削除することで、読み取り精度を格段に向上させることができます。
OCRの読み取り精度はこの補正技術に支えられており、AIを活用した場合は読み取り結果にクセが出やすいため、補正もしやすいです。
読み取り結果のクセとは、Bを読み取った際に、必ず8として読んでしまう、というように、ある文字を必ず別の文字として読んでしまうというものです。
数枚読み取れば、AIのクセが見えてくるので、その結果を変換するように補正を加えることで、読み取り精度を改善することができます。
さらにAISpectでは生成AIに「数字のみ出力」や「重量はかける1000（1→1000）の値を出力して」というように自由に指示を出すことも可能です。
帳票を自動で判定（自動仕分け）
読み取り精度の他に課題になるが、FAXをどう仕分けるか、というものです。
FAXは注文書の他にも様々な情報が届くと思います。
ヒトであれば、注文書とそれ以外のFAXを切り分け、注文書のみを処理するというのは容易です。
しかし、AI OCRは文字を読み取ることはできますが、その書類が何なのかを判別することはできません。
AISpectでは、自動仕分け機能によって書類の判定を行うことができます。
これにより、広告は無視し、注文書と納品書のみを自動で読み取ってデータ化する、ということが可能になります。
RPAや生成AIでチェック・入力を自動化
読み取ったデータは Power Automate for desktop などのRPAと連携させることでチェックや入力の自動化を行うことが可能です。
AI OCRは精度は高いですが、単体で読み取り結果を100%にすることは不可能です。
そこで、RPAや生成AIなどを利用し、チェックの仕組みを構築することで、ヒトが全てチェックしなくてもよい状態にすることが可能となります。
AISpectの生成AI機能では、外部の生成AIを使用せず、システム内部で設定できるため、非常に簡単に設定が可能です。
これらで補正したデータをシステムに取り込むようにRPAを組むことで、これまでヒトが行っていた業務を置き換えることが可能となります。
AISpectのポイント
- ノイズが多いFAXなども高精度に読み取り可能
- 異なる会社の注文書を自動判定できる
- Excelへの転記や生成AIでの補正など業務全体の効率化を行う
オススメの機能
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生成AI Plusオプション
広告を自動で弾いたり、帳票ごとに読み取り動作を変える（注文書はこっち、納品書はこっちなど）ことが可能です。 -
フォルダ監視オプション
複合機に共有フォルダへのファイル保存を行う設定を行い、
そのフォルダをAISpectで監視することで、FAX受信と同時に読み取りを行うことが可能となります
