RPAとは
RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、「ロボットによる業務の自動化」システムであり、簡単に言うとパソコンの中にいるソフトウエアロボットが人が行う作業を代行してくれる技術です。
普段仕事で行うPC作業の流れをシナリオとしてロボットに伝えると、シナリオ通りに正確かつスピーディーに作業を行ってくれます。
人が仕事で日々行うルーティーン作業や長時間行う入力業務、深夜・休日の作業に最適なシステムです。
単調作業をロボットが代行してくれるので、人的ミス削減や、仕事の効率化に貢献し、人にしかできないクリエイティブな仕事を生み出せることにメリットがあります。
また、作業を自動化するため、少ない人数で仕事が回せるようになり、人件費も抑えられる可能性があります。
さらに、RPAを利用すれば、今まで使用していたシステムから新しいシステムへの移行作業などは必要なく、今までのシステムをそのまま活用し、複数システムをつなぐ役割も担えます。
AI-OCRとRPAの活用
OCRは「紙」などの書類を読み取り、データ化することに貢献していますが、RPAを効果的に活用すれば、OCR読み取り、出力後の作業も自動化することができます。
OCRは「紙」に書かれた文字を認識しデータ化できるので、極端な話、「紙」へ記入する以外の入力は、人の作業を介さないことも可能です。
活用例
- 請求書・注文書の読取➡会計・発注システムへの入力
- 図面内の構成部品の読取➡在庫システムへの反映
- 申込書の読取➡お礼メール・申し込み完了メールの送信
AISpectとPower Automateの利用がおすすめ！
作業の効率化にはOCRのAISpectとRPAのMicrosoft Power Automate for desktopの連携がおすすめです。
AISpectは、テンプレート作成不要の読み取りシステムなので、テンプレート作成の手間がかかりません。
指定のフォルダにファイルを格納することで、自動で読み取りが行える機能や、必要な情報のみを出力できるカスタマイズ版なども取り揃えており、読み取りの手間がかからないシステムとなっております。
そのため、RPAのフローが作成しやすく、連携にぴったりなOCRシステムです。
また、Power AutomateとAISpectはWindows 10を持っていれば個人でも職場でも制限なく使えます。
さらに、どちらも無料で利用できる範囲がありますので、どのくらい業務が効率化できるのかを試すこともできます。
★ロボ研ではMicrosoft Power Automate for desktopの導入支援も行っております！
OCRとRPA連携の注意点
OCRとRPAの連携はとても便利ですが、注意すべき点もあります。
デメリットについてもご理解いただいて、ぜひ業務の効率化にチャレンジしてみてください。
間違ったフローでもRPAは継続してしまう
作成したフロー通りにRPAは起動するため、作業フロー自体に誤りがあってもそのまま起動してしまいます。
そのため、RPA活用の前に作業手順自体が正しいのかを確認した上でフロー作成を行う必要があります。
OCRで読み取った内容に誤りがある場合、そのまま転記される危険性
作業手順だけではなく、OCRの読み取り結果についても注意が必要です。
AISpectの活字識字率は99%ですが、手書きに関しては正しく読み取れているか確認する必要があります。
フローが正しくても、読み取った結果に誤りがある場合、システム転記作業時に誤った内容で登録処理が進んでしまう可能性があります。入力はOCRとRPAの連携に任せて、正しいかどうかの判断については人が行うという使い方がベストかと考えられます。
RPAに頼りすぎて業務がブラックボックス化する
読み取りから、システムの入力まで人の入力作業がなくなるため、万が一RPAが止まってしまったり、フローの変更時に正しい作業手順がわからなくなってしまう可能性があります。
また、RPAのフロー作成、操作を一人に任せてしまうと、退職や移動の際にほかの社員が誰も操作できないという事態も発生しかねません。RPAにより入力作業の属人化は防げますが、RPAの操作、業務の正しい作業手順についても複数人で共有が必要です。